如何提高效率，怎样提高员工工作效率和质量( 六 )
因此， 在规定的时间内完成任务 。 如果你设置了一个特定的时间段， 并严格遵守， 你会找到完成工作的方法 。 当然， 设定一个具有挑战性并能完成任务的时间 。 如果一个任务需要3个小时， 不要设置4个小时， 因为你将会用完这4小时， 设置3小时 — 最好更少， 这样你就可以学习在规定的时间内对任务进行优化(同样， 假设你严格按照规定的时间执行) 。
当然， 对我们中间的神经质的完美主义者来说， 限制所用的时间很难， 因为这将导致质量上出现问题 。 这就是我们下一个原则， 就是……
12使用80/20法则
80/20指的是80%的产出要投入约20%的努力， 其余20%的产出要投入80%的努力才能实现 。
比如你有一个要到期的报告， 为了能写出最好的报告， 你大约需要100个小时 。 根据80/20法则， 你可以花20个小时(100个小时中的20%)得到80%的质量 。 另一方面， 最后提高本报告质量的润色， 从80%提高到100%的质量， 需要你花80个小时(100个小时中的80%) 。 从有效性的角度来看， 这不会有所削减 。 80/20法则告诉我们， 只得到80%的质量， 放弃剩余的20%， 因为所需的时间并不能证明我们得到的价值增加了 。
因此， 80/20法则让我们学会忽略细节 。 忘记只有你注意到的小细节 。 你可以继续修改完善， 但那个时间最好能花在一个全新的任务上 。 关键是把你的精力放在你所做的每一件产生80%的效果的事情上 — 也是事情的80% 。 绘制一个图， 划出界限， 忽略界限之外的一切 。
怎么提高效率？ 1、提前准备， 每天下班的时候想一想明天要干什么， 可以提前准备一下或者上班路上规划一下最近要做什么事情 。
2、当日事当日毕， 每天把能做完的工作都做完， 否则日积月累工作会越来越多， 分清轻重缓急， 逐一处理， 先处理紧急的重要的， 把剩下的事情慢慢处理 。
3、借助高科技手段， 有了电脑还有了很多办公软件， 要善加利用， 做好记录， 繁杂工作很容易忘记， 一定要做好记录 。
提高工作效率也可以换成一句话， 就是——摆脱拖延症 。 没有拖延症了， 效率自然就高了 。
很多人想做摆脱拖延症， 就是去对抗拖延症， 但是拖延是人的天性， 大脑的本质就是喜欢做简单的事 。 所以摆脱拖延症不是去对抗它， 而是臣服与它 。
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人的精力会随时间下降， 要臣服天性 。 番茄工作法就是让你臣服于天性， 又能在这过程中完成工作的方法 。
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番茄工作法：25分钟专注一件事， 然后休息5分钟 。
1. 大脑喜欢做简单的事
2. 大脑对时间底线有紧迫感
3. 改编节奏劳逸结合
如何做到要事第一：臣服天性过程中， 先搬走大石头 。
1. 大脑喜欢做简单的事：下一步行动， 可以更具体简单一点吗？
2. 大脑即时满足：把任务细分， 可以断点续传
3. 大脑不愿改变：那就不改变， 在相对固定的时间做固定的事儿
应对突发事件
1. 需要马上做：暂停番茄钟， 做完马上回来 。
2. 不需要马上做：放入收集篮， 后面一起安排 。
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