函是一种在同级机关之间、不相隶属机关之间经常使用的公文， 主要适用于相互商洽工作、询问和答复问题 。 向没有隶属关系的业务主管机关请求批准某一事项时也用函， 不用请示， 例如某单位向某高校请求代培技术人员， 应向该高校发函联系 。 由于上下级机关之间也可以就某些具体的事项用函来联络沟通、咨询答复， 所以函在实际工作中其实是一种不受严格的行文关系限制的文种 。
函有公函和便函之分 。 公函涉及的事项一般都是比较重要的， 所以行文郑重， 多采用正式公文格式发函 。 便函用于一般事务， 如同日常写信， 格式简便， 用带抬头的信笺纸、落款处加盖公章就可以了 。
函有去函和复函之别， 这是从行文方向上来看的 。 如果根据行文宗旨， 也可以将函分为商洽函(联系工作、商洽合作)、询问函(咨询问题)、答复函(答复询问)、请批函(请求批准某个事项)、通报函(通报情况、告晓事项， 类似周知性通知)、邀请函(邀请参加会议或活动等)等 。
函的正文分三个层次， 一是发函原因， 即因何事致函 。 如果是答复函， 答复公函时通常采取引用来函发文字号或发函日期来代指对方来函主题的写法， 比如“你单位XX[XXXX]X
号函悉”、“贵单位XXXX年X月X日来函收悉” 。 二是具体事项， 内容较多时可以分条列项陈述， 答复函则应根据对方来函内容逐一答复清楚 。 三是结束语 。 去函的结束语常用“特此函达”、“盼复”、“专次致函， 见复为荷”等；复函的结束语常用“特此函复”、“此复”等 。 便函还可以用“此致 敬礼”结束， 但公函不用这种表示方法 。
函的类别较多， 从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性 。 公函由首部、正文和尾部三部分组成 。 首部主要包括标题、主送机关两个项目内容 。 正文其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成 。
涵是指不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项时所使用的公文 。 函是一种平行文 。 函作为公文中惟一的一种平行文种， 其适用的范围相当广泛 。 在行文方向上， 不仅可以在平行机关之间行文， 而且可以在不相隶属的机关之间行文， 其中包括上级机关或者下级机关行文 。 在适用的内容方面， 它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外， 也可以向有关主管部门请求批准事项， 向上级机关询问具体事项， 还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项， 以及上级机关催办下级机关有关事宜， 如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等 。 此外， 函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正 。 不过这种情况并不多见 。
文章插图
内容和写法要求如下：
（一）首部 。 主要包括标题、主送机关两个项目内容 。
1、标题：公函的标题一般有两种形式 。 一种是由发文机关名称、事由和文种构成 。 另一种是由事由和文种构成 。
2、主送机关：即受文并办理来函事项的机关单位， 于文首顶格写明全称或者规范化简称， 其后用冒号 。
（二）正文 。 其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成 。
1、开头：主要说明发函的缘由 。 一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容， 然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文 。 复函的缘由部分， 一般首先引叙来文的标题、发文字号， 然后再交代根据， 以说明发文的缘由 。
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